Odpowiedzi na pytania Wykonawców nr 2 - FK.272.2.2016 "Bankowa obsługa budżetu Powiatu Zduńskowolskiego w okresie od 01.12.2016 r. do 30.11.2020 r."
Wyjaśnienie nr 2 do treści Opisu Warunków Zamówienia (OWZ)
W dniach 11-12.10.2016 r. skierowano następujące pytania do Zamawiającego w zakresie dotyczącym treści OWZ, jak poniżej, na które udzielono następujących odpowiedzi:
1. Jaka jest średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych w okresie styczeń-wrzesień 2016r.- 122 szt.
2. Jaka jest średnia kwota wpłaty.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych w okresie styczeń-wrzesień 2016r.- 25 873,80 zł.
3. Czy planujecie Państwo nadal prowadzić obsługę kasową czy wszystkie opłaty byłyby przeniesione na transakcje w POSach.
Możliwość dokonywania płatności przez kontrahentów za pomocą terminali POS kart płatniczych wprowadzona została do warunków postępowania w związku z rezygnacją z kasowej obsługi bieżących operacji gotówkowych w siedzibie Zamawiającego (punkt kasowy Banku), którego funkcjonowanie zakończy się wraz z upływem terminu obowiązywania aktualnej umowy na bankową obsługę budżetu powiatu.
4. Prosimy o podanie średniomiesięcznego salda środków na rachunkach podstawowych i pomocniczych, oraz lokatach typu „overnight” Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi w roku 2015 oraz w okresie styczeń- wrzesień 2016.
Średniomiesięczne saldo środków na rachunkach bankowych w 2015r.- 6 453 901 zł.
Średniomiesięczne saldo środków na rachunkach bankowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 6 274 185 zł.
W ww. okresie Zamawiający nie umieszczał środków pieniężnych na lokatach krótkoterminowych, w tym również typu overnight.
5. Prosimy o podanie średniomiesięcznego wykorzystania kredytu w rachunku bieżącym w roku 2015 oraz w okresie styczeń-wrzesień 2016.
6. Dotyczy kredytu w rachunku bieżącym:
- prosimy o podanie jakie było średniomiesięczne wykorzystanie kredytu w rachunku bieżącym w 2015r. oraz w I półroczu 2016r.
Odpowiedź na pytania nr 5 i 6:
2015r.- 1 548 888,94 zł
2016r.- 16 052,63 zł
6. Prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości i wartości wpłat gotówkowych realizowanych w placówce Wykonawcy w roku 2015 oraz w okresie styczeń- wrzesień 2016, odrębnie dla wpłat dokonywanych przez Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi i odrębnie dla wpłat dokonywanych przez osoby trzecie.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie w placówce Wykonawcy w 2015r.- 112 szt.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie w placówce Wykonawcy w 2015r.- 17 307,03 zł.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 108 szt.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby trzecie w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 16 032,80 zł.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi w placówce Wykonawcy w 2015r.- 14 szt.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych dokonywanych przez Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi w placówce Wykonawcy w 2015r.- 12 113 zł.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych dokonywanych przez Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 12 szt.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych dokonywanych przez Zamawiającego wraz z jednostkami organizacyjnymi w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 9 341 zł.
7. Prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości i wartości wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w placówce Wykonawcy w roku 2015 oraz w okresie styczeń- wrzesień 2016.
Średniomiesięczną ilość wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w placówce Wykonawcy w 2015r.- 26 szt.
Średniomiesięczną wartość wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w placówce Wykonawcy w 2015r.- 31 127 zł.
Średniomiesięczną ilość wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 26 szt.
Średniomiesięczną wartość wypłat gotówkowych dokonywanych z rachunków Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 27 565 zł.
8. Czy w ramach obsługi Zamawiający przewiduje dokonywanie w placówce Wykonawcy wypłat bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców świadczeń z rachunków Starostwa Powiatowego, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, Powiatowego Urzędu Pracy lub innych jednostek organizacyjnych Zamawiającego? Jeżeli tak, to prosimy o podanie przewidywanej średniomiesięcznej ilości i wartości wypłat oraz przewidywane terminy tych wypłat.
Zamawiający przewiduje dokonywanie w placówce Wykonawcy wypłat bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców przy użyciu czeków.
Wypłaty w ww. zakresie mające charakter cykliczny w okresie od stycznia do września 2016r. zrealizowały następujące jednostki:
1) Dom Pomocy Społecznej w Przatówku:
- średnia ilość w m-cu - 1,
- wartość 14 893,19 zł,
- termin- do 15 dnia każdego m-ca,
2) Dom Pomocy Społecznej w Zduńskiej Woli:
- średnia ilość w m-cu - 11,
- wartość- 12 040,50 zł,
- termin- 10, 20, 26 i 30 dzień każdego m-ca,
3) Zespół Szkół Zawodowych Nr 1 w Zduńskiej Woli:
- średnia ilość w m-cu- 4,
- wartość- 5 000 zł,
- termin- 3 wypłaty na koniec m-ca, 1 wypłata na początku miesiąca,
4) Zespół Szkół Elektronicznych w Zduńskiej Woli:
- średnia ilość w m-cu- 4,
- wartość - 5 700 zł,
- termin- koniec m-ca.
9. Prosimy o podanie średniomiesięcznej ilość przelewów realizowanych za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej i osobno przelewów papierowych składanych do realizacji w placówce Wykonawcy.
Średniomiesięczna ilość przelewów realizowanych za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej w 2015r.- 4 388 szt.
Średniomiesięczna ilość przelewów papierowych składanych do realizacji w placówce Wykonawcy w 2015r.- 20 szt.
Średniomiesięczna ilość przelewów realizowanych za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 4 480 szt.
Średniomiesięczna ilość przelewów papierowych składanych do realizacji w placówce Wykonawcy w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 20 szt.
10. Czy Zamawiający dopuszcza aby przelewy w formie papierowej składane były do realizacji w placówce Wykonawcy tylko w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej?
NIE
Zamawiający zastrzega sobie możliwość składania przelewów w formie papierowej nie tylko w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej.
11. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość pobierania wyciągów bankowych generowanych w systemie bankowości elektronicznej? Wyciągi bankowe dostępne są w formacie PDF i spełniają wszelkie wymogi ustawy o rachunkowości oraz zawierają informacje niezbędne do identyfikacji płatności. Wyciągi w formie papierowej dostarczane byłyby tylko w sytuacji awarii systemu bankowości elektronicznej.
Zamawiający w rozdziale V.10. OWZ określił:
„Wyciągi z rachunku bankowego w wersji papierowej winny zostać postawione do dyspozycji posiadacza rachunku najpóźniej do godz. 9:00 następnego dnia roboczego.”
Zamawiający dopuszcza możliwość pobierania wyciągów bankowych generowanych w systemie bankowości elektronicznej opcjonalnie jako formy dodatkowej.
Natomiast postawienie do dyspozycji posiadacza rachunku wyciągów w wersji papierowej stanowi wymóg obligatoryjny.
11. Zamawiający zapisał, że zastrzega sobie możliwość zwiększenia ilości terminali POS. Prosimy o podanie maksymalnej liczby terminali POS.
Zamawiający określa maksymalne zapotrzebowanie na terminale POS w okresie trwania obsługi bankowej w ilości 10 sztuk.
Aktualne zapotrzebowanie na terminale POS, zgodnie z zapisami rozdziału V.7. pkt 1) OWZ, nie przekracza 6 szt.
12. Prosimy o podanie jednostek organizacyjnych oraz dokładnych adresów, których Zamawiający oczekuje zainstalowania terminali POS, a także przewidywanych terminów instalacji tych urządzeń.
Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 25, 98-220 Zduńska Wola- 2,
Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Żeromskiego 10, 98-220 Zduńska Wola- 1,
Powiatowe Centrum Kultury, Sportu i Rekreacji w Zduńskiej Woli, ul. Dolna 41, 98-220 Zduńska Wola- 1,
Dom Pomocy Społecznej w Zduńskiej Woli, ul. Łaska 41, 98-220 Zduńska Wola- 1,
Zespół Szkół w Zduńskiej Woli, ul. Okrzei 11, 98-220 Zduńska Wola- 1
Kwestia terminu instalacji terminali POS uzgodniona zostanie na etapie podpisywania umowy z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu.
13. Czy Zamawiający dopuszcza podwykonawstwo w zakresie instalacji terminali POS, przeszkolenia osób obsługujących terminale oraz dokonywania rozliczeń transakcji, obsługi procesu autoryzacji transakcji, przetwarzania i przesyłania komunikatów autoryzacyjnych, generowania danych w postaci wyciągu transakcji?
Zamawiający w OWZ nie wykluczył powierzenia przez Wykonawcę realizacji części zamówienia podwykonawcom.
W związku z powyższym Zamawiający dopuszcza podwykonawstwo w ww. zakresie pod warunkiem, że system umożliwiający dokonywanie płatności przez kontrahentów za pomocą terminali POS kart płatniczych funkcjonował będzie bezkosztowo z zachowaniem wszystkich wymagań Zamawiającego określonych w OWZ.
Zamawiający zastrzega również, że wyłącznie Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie całości zamówienia, w tym w częściach powierzonych podwykonawcom i za wszelkie zobowiązania powstałe z tego tytułu.
14. Czy Zamawiający akceptuje uznawanie rachunku, wskazanego do rozliczeń transakcji kartami, kwotą zbiorczą transakcji wykonanych w ciągu danego dnia rozliczeniowego? Dane identyfikujące wpłatę byłyby dostępne w raporcie dziennym z terminala oraz bezpośrednio zapisywane w systemach Zamawiającego podczas realizacji danej transakcji, na wyciągach pojawiać się będzie łączna kwota transakcji z terminala.
Wymogiem obligatoryjnym sformułowanym w rozdziale V.7. OWZ pkt 6) jest, że w przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych na wyciągu bankowym powinna znaleźć się informacja o tytule płatności.
15. Prosimy o wskazanie szacunkowej ilości stanowisk bankowości internetowej oraz ilości użytkowników upoważnionych do korzystania z systemu.
Szacunkowa ilość stanowisk- 40
Szacunkowa ilość użytkowników- 42
16. Prosimy o informację czy we wszystkich jednostkach istnieje możliwość zainstalowania bankowości elektronicznej w oparciu o łącze internetowe.
TAK
17. Prosimy o podanie następujących danych dotyczących Powiatu, Starostwa Powiatowego i poszczególnych jednostek organizacyjnych:
- przewidywane średniomiesięczne saldo środków na rachunkach
6 274 185 zł (średniomiesięczne saldo środków na rachunkach bankowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.)
- średniomiesięczna ilość przelewów w banku i poza bank
Średniomiesięczna ilość przelewów wewnętrznych (na rachunki banku prowadzącego obsługę) w okresie styczeń- wrzesień 2016r. – 1 169 szt.
Średniomiesięczna ilość przelewów zewnętrznych (na rachunki prowadzone w innych bankach niż bank prowadzący obsługę) w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 3 346 szt.
-średniomiesięczna wartość i ilość wpłat i wypłat gotówkowych
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 25 873,80 zł
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 122 szt.
Średniomiesięczna wartość wypłat gotówkowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 27 565 zł
Średniomiesięczna ilość wypłat gotówkowych w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 26 szt.
-przewidywana średniomiesięczna ilość i wartość wpłat gotówkowych dokonywanych na rzecz Powiatu i jednostek organizacyjnych przez osoby trzecie.
Średniomiesięczna ilość wpłat gotówkowych na rzecz Powiatu i jednostek organizacyjnych przez osoby trzecie (w okresie styczeń- wrzesień 2016r.) – 110 szt.
Średniomiesięczna wartość wpłat gotówkowych na rzecz Powiatu i jednostek organizacyjnych przez osoby trzecie (w okresie styczeń- wrzesień 2016r.)- 16 533 zł
18. Pytanie do Rozdziału V, punkt 7, podpunkt 6 OWZ:
„Czy tytuł płatności (wprowadzony przez pracownika Urzędu w trakcie dokonywania transakcji) może znajdować się na elektronicznym raporcie do ściągnięcia przez pracownika Urzędu?”
Wymogiem obligatoryjnego sformułowanym w rozdziale V.7. OWZ pkt 6) jest, że w przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych na wyciągu bankowym powinna znaleźć się informacja o tytule płatności.
19. Jaka będzie łączność terminali zainstalowanych u Zamawiającego? (dostępne: Internet, gprs, dial- up).
Internet.
20. Jaka była liczba transakcji bezgotówkowych dokonywanych kartami płatniczymi za pomocą terminali POS (miesięcznie na wszystkich terminalach) w roku 2015 i w pierwszym półroczu 2016? Jeżeli nie ma danych historycznych, prosimy o podanie szacunkowej liczby w roku 2017.
21. Jaka była wartość obrotów transakcji dokonywanych kartami płatniczymi za pomocą terminali POS (miesięcznie na wszystkich terminalach) w roku 2015 i w pierwszym półroczu 2016? Jeżeli nie ma danych historycznych, prosimy o podanie szacunkowej wartości w roku 2017.
Odpowiedź na pytania nr 20 i 21:
Zamawiający nie korzysta w ramach aktualnie obowiązującej umowy na bankową obsługę budżetu powiatu z terminali POS.
Możliwość dokonywania płatności przez kontrahentów za pomocą terminali POS kart płatniczych wprowadzona została do warunków postępowania w związku z rezygnacją z kasowej obsługi bieżących operacji gotówkowych w siedzibie Zamawiającego (punkt kasowy Banku).
Mając powyższe na uwadze brak jest danych historycznych w ww. okresie.
Zamawiający nie dysponuje również danymi mogącymi stanowić podstawę oszacowania wymaganych wartości w roku 2017.
22. Jaka była wartość pojedynczej, średniej transakcji bezgotówkowej w roku 2015 i w pierwszym półroczu 2016?
Wartość pojedynczej, średniej transakcji bezgotówkowej (wpłaty) w roku 2015-14 745,51 zł
Wartość pojedynczej, średniej transakcji bezgotówkowej (wypłaty) w roku 2015- 2 796,93 zł
Wartość pojedynczej, średniej transakcji bezgotówkowej (wpłaty) w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 15 397,69 zł.
Wartość pojedynczej, średniej transakcji bezgotówkowej (wypłaty) w okresie styczeń- wrzesień 2016r.- 2 626,43 zł.
Pozostałe pytania złożone w dniach 11-12.10.2016r. przez Wykonawców nie są związane z treścią Opisu Warunków Zamówienia, w związku z czym odpowiedź na nie skierowana została indywidualnie i nie podlega publikacji.