Odpowiedzi na zapytania do SIWZ - ZP.272.2.18.2017 - "Usługi w zakresie realizacji działań promocyjno-informacyjnych w ramach projektu pn. „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”
Zduńska Wola, dnia 30.06.2017 r.
ZP.272.2.18.2017
Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Usługi w zakresie realizacji działań promocyjno-informacyjnych w ramach projektu pn. „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.
Odpowiedź na zapytania nr 1
do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)
Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) w odpowiedzi na skierowane zapytania do treści SIWZ, Zamawiający udziela następujących wyjaśnień:
Pytanie nr 1: Piszą Państwo w 1a o 50, w 1b o 20 i w 1c o 20 sztukach płyt CD/DVD. Czy dotyczy to każdego z 12-stu filmów czy np. na zakończenie płyty z 4 filmami do każdego działu?
Odpowiedź: Zgodnie z załącznikiem nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia – Część III – Wykonanie filmów promujących projekt, Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć w każdym roku realizacji projektu filmy promujące w ilości nośników określonych poniżej:
a) 1a – film promocyjny na targi:
- 2017 r. - 50 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2018 r. – 50 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2019 r. – 50 szt. nośników z nagraniem filmu
- 2020 r. – 50 szt. nośników z nagraniem filmu.
b) 1b – film promocyjny na kampanię promocji gospodarczej Powiatu Zduńskowolskiego:
- 2017 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2018 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2019 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2020 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu.
c) 1c – film promocyjny z Regionalnego Forum Gospodarczego:
- 2017 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2018 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2019 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu,
- 2020 r. – 20 szt. nośników z nagraniem filmu.
W każdym roku realizacji określona powyżej ilość nośników winna być dostarczona przez Wykonawcę najpóźniej w dniu podpisania protokołu zdawczo – odbiorczego.
Pytanie nr 2: Rozumiem, że Wykonawca może sam sobie wybrać czy to będą płyty CD czy DVD? Czy płyty CD/DVD mają mieć jakiś nadruk? Czy płyty mają mieć jakieś opakowanie typu: koperta kartonowa z nadrukiem, pudełka plastikowe z włożoną okładką z nadrukiem a może w przezroczystej kopercie foliowej z samym nadrukiem na płytach.
Odpowiedź: Zamawiający użył określenia CD/DVD mając na uwadze, iż film może mieć różną objętość, stąd dopuszczono zarówno płyty CD jak i DVD, pod warunkiem, że cała zawartość nagrania zmieści się na jednej płycie.
W związku z powyższym Zamawiający informuje, iż filmy promocyjne mogą być nagrane na płycie CD lub DVD.
Płyty z filmami powinny być przekazane Zamawiającemu w następującej formie: płyta CD/DVD z nadrukiem, w pudełku plastikowym z włożoną wkładką z nadrukiem.
Treść nadruku na płycie i okładka płyty zostanie ustalona z Wykonawcą, który zostanie wybrany w niniejszym przetargu.
Pytanie nr 3: Ile Państwa zdaniem należy przeznaczyć minimum dni zdjęciowych na realizację każdego z filmów? Jeden, dwa dni zdjęciowe?
Odpowiedź: Celem oszacowania wartości oferty Zamawiający przyjmuje, iż Wykonawca będzie musiał przeznaczyć minimum:
- 3 dni zdjęciowe na filmy określone w punkcie 1a załącznika nr 2 do SIWZ,
- 2 dni zdjęciowe na filmy określone w punkcie 1b załącznika nr 2 do SIWZ,
- 3 dni zdjęciowe na filmy określone w punkcie 1c załącznika nr 2 do SIWZ,
w każdym roku realizacji zamówienia, z zastrzeżeniem, iż niezbędna ilość dni zdjęciowych przeznaczonych na realizację poszczególnych filmów w każdym roku uzgodniona będzie każdorazowo z Wykonawcą przy opracowywaniu scenariusza filmu.
Pytanie nr 4: Czy w każdym filmie oczekują Państwu ujęć z lotu ptaka?
Odpowiedź: Zamawiający informuję, iż w przypadku filmów promocyjnych na targi (Opis Przedmiotu Zamówienia dla Części III, pkt. 1a w załączniku nr 2 do SIWZ) nie należy uwzględniać ujęć z lotu ptaka. W przypadku pozostałych filmów ujęcia te będą wymagane.
Pytanie nr 5: Czy istnieje techniczna możliwość by filmy, które są do wykonania 2017 roku (do 21.09, do 17.08 i do 28.09) wykonać podczas jednego kilkudniowego wyjazdu w domyśle, że 3 filmy zostałyby zrealizowane jeszcze przed 17 sierpnia. Taka sama sytuacja wygląda w następnych latach. Część kwartałów pokrywa się.
Odpowiedź: Zamawiający nie widzi możliwości nagrania wszystkich filmów w roku 2017 przed terminem 17 sierpnia ze względu na ich planowaną treść. W pozostałych latach realizacji zamówienia zostanie to ustalone z Wykonawcą wybranym w niniejszym przetargu.
Pytanie nr 6: W pkt. 1b piszą Państwo o aktualizacji kolejnych filmów? Jakie zatem będą stałe elementy z I filmu a jakie powinny ulec zmianie.
Odpowiedź: Zamawiający będzie wymagał w każdym roku realizacji zamówienia nowego filmu promocyjnego (określonego w Opisie Przedmiotu Zamówienia dla Części III, pkt. 1b załącznika nr 2 do SIWZ) uwzględniającego aktualne na moment jego sporządzenia dane.
Zamawiający informuję, iż zapis określony w OPZ dla Części III, pkt. 1b załącznika nr 2 do SIWZ w brzmieniu: „W każdym roku Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania nowych (zaktualizowanych) filmów promocyjnych” oznacza, iż nowe filmy wytworzone w każdym roku realizacji inwestycji mają się opierać na aktualnych danych.
Pytanie nr 7: W pkt 1c piszą Państwo o filmach z Forum Gospodarczego. Ile trwa takie Forum a jeśli więcej niż jeden dzień to czy należy zrealizować zdjęcia z każdego dnia, czy ono ma formułę targów czy może konferencji. W jaki sposób należy promować firmy, które biorą udział w Forum Gospodarczym?
Odpowiedź: Forum organizowane będzie w formie trzydniowej imprezy:
- w pierwszym dniu - Regionalne Forum Gospodarcze;
- w drugim dniu – wizyty studyjne;
- w trzecim dniu – Regionalna Wystawa Rolno – Przemysłowa.
Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić w filmach promocyjnych zdjęcia z wszystkich trzech dni imprezy, w każdym roku realizacji zamówienia, z zastrzeżeniem, iż w 2020 r. film będzie miał charakter podsumowujący i promujący wszystkie cztery edycje forum.
Forma promocji firm będzie przedmiotem indywidualnej oceny i zostanie uzgodniona z Wykonawcą na etapie opracowywania scenariusza.
Pytanie nr 8: W związku z dużą ilością pytań i chęcią precyzyjnego i rzetelnego przygotowania oferty wnoszę o przesunięcie terminu składania ofert z 05.07 na .07.2017.
Odpowiedź: Zamawiający zmienia termin składania ofert z dnia 05.07.2017 r. godz. 9:00 na dzień 07.07.2017 r. godz. 10:00