Zduńska Wola, dn. 01.03.2018 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

I. Znak sprawy: IF.272.1.7.2018

II. Tryb udzielenia zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) oraz Instrukcji udzielania zamówień publicznych przez Powiat Zduńskowolski i Starostę Zduńskowolskiego stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 28/2016 Starosty Zduńskowolskiego z dnia 23 marca 2016 r.

III.   Zamawiający

Powiat Zduńskowolski

ul. Złotnickiego 25

98-220 Zduńska Wola

NIP: 829-16-24-435, REGON: 73 09 34 795

IV.   Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa zamówienia:

„Usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w X Europejskim Kongresie Gospodarczym w Katowicach w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”.

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych ze śniadaniem dla delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w X Europejskim Kongresie Gospodarczym w Katowicach w ramach projektu pn.: „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”, w dniach 14 maja - 16 maja 2018 r., w hotelu o standardzie minimum 3-gwiazdkowej kategorii.

Usługa będzie realizowana w ramach projektu pn. „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Hotel winien znajdować się w dogodnej lokalizacji, w odległości nie większej niż 6 kilometrów od miejsca organizacji X Europejskiego Kongresu Gospodarczego, tj. Międzynarodowe Centrum Kongresowe, Plac Sławika i Antalla 1, 40-163 Katowice.

UWAGA:

W celu oceny zadeklarowanej przez wykonawcę odległości, od miejsca noclegu do punktu w którym odbywa się ww. wydarzenie, zostanie ona zmierzona przy pomocy mapy umieszczonej na stronie https://maps.google.pl (wariant komunikacji: pieszo). Do oceny spełnienia warunku odległości noclegu od miejsca odbywania się wydarzenia Zamawiający przyjmie najkrótszą otrzymaną, przy pomocy ww. strony internetowej, trasę. W przypadku gdy miejsce noclegu będzie w odległości większej niż 6 km od miejsca odbywania się wydarzenia, oferta zostanie odrzucona.

2) Przedmiotem zamówienia są:

• 2 noclegi dla 3 osób w terminie 14 maja - 16 maja, w trzech pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi wyposażony w łazienkę i toaletę.

3) Zamawiający zastrzega, iż wszyscy uczestnicy mają być zakwaterowani w jednym obiekcie.

4) Zakwaterowanie winno obejmować 2 doby hotelowe dla 3 osób. Z uwagi na godziny w których odbywa się X Europejski Kongres Gospodarczy wykonawca winien umożliwić zakwaterowanie delegacji Powiatu Zduńskowolskiego również poza ustalonymi wewnętrznie godzinami doby hotelowej zgodnie z poniższym harmonogramem:

a) 14 maja 2018 r. – delegacja Powiatu zgłosi się do hotelu w godzinach popołudniowych - możliwość zakwaterowania po godzinie 16:00,

b) 16 maja  2018 r. – możliwość wykwaterowania przed godziną 10:00.

5) W cenie noclegu należy uwzględnić:

a) śniadanie w hotelu w formie bufetu (tzw. szwedzki stół) dla członków delegacji w następujących dniach:

• 15.05.2018 r.,
• 16.05.2018 r.

b) ewentualną opłatę miejscową,

c) miejsce parkingowe dla samochodu osobowego na terenie należącym do hotelu.

4. Nazwa kodu CPV

55100000-1 Usługi hotelarskie

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

V. Termin wykonania zamówienia

Od 14 maja 2018 r. do 16 maja 2018 r.

VI.   Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy:

1. Spełniający warunki dotyczące kompetencji oraz zdolności technicznej lub zawodowej

Wykonawca złoży oświadczenie, że posiada odpowiednie kompetencje oraz zdolności techniczne lub zawodowe do wykonywania zamówienia. Stosowny zapis oświadczenia znajduje się w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający przyjmując prawdziwość oświadczenia dokona pozytywnej oceny spełnienia tego warunku.

2. Nie podlegający wykluczeniu:

- Zamawiający wykluczy wykonawcę w stosunku do którego otwarto likwidację,
w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1508 z późń. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2344, z późn. zm.).

Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawca składa wraz z ofertą odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

VII. Kryterium oceny ofert

Cena ofertowa brutto – 100%.

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

1) zostaną złożone przez wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego;

2) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium przypisując mu odpowiednią wagę procentową:

Cena ofertowa – 100% (skala punktów – 10)

Pi =  Cn/Ci  x  10 x Wc, gdzie,

Pi – ilość punktów dla badanej oferty

Cn – najniższa cena ofertowa

Ci – cena badanej oferty

Wc – waga procentowa dla kryterium cena – 100%

Cena oferty powinna być podana w złotych polskich i jest to cena brutto na podstawie Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz.1830).

Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia wymienione w zapytaniu i obejmować należny podatek VAT, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.). Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT, zgodnie z ww. przepisami, należy do wykonawcy.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Wszystkie strony oferty winny być ponumerowane, spięte i parafowane. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Wykonawca winien umieścić ofertę w opakowaniu (np. kopercie), która będzie posiadać oznaczenie:

Oferta dotycząca zapytania ofertowego pn.: „Usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w X Europejskim Kongresie Gospodarczym w Katowicach w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” – Nie otwierać przed dniem 09.03.2018 r., do godz. 11:30.

4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności.

5. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz miały parafę osoby podpisującej ofertę.

6. Na ofertę składa się:

1) formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania,

2) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

IX. Miejsce i termin składania ofert

1. Miejsce składania ofert: Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 25 – sekretariat Starosty.

2. Termin składania ofert: 09.03.2018 r. godzina 11:00.

3. Termin otwarcia ofert:  09.03.2018 r. godzina 11:30.

4. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone wykonawcy bez otwierania – niezwłocznie. Zamawiający zastrzega, że w przypadku braku adresu wykonawcy na opakowaniu oferty, Zamawiający taką ofertę otworzy i ponownie zabezpieczy celem zwrotu.

5. W otwarciu ofert mogą brać udział przedstawiciele wykonawców.

X. Informacja dotycząca źródeł finansowania zadania

Projekt w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie dofinansowany jest z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 w ramach osi priorytetowej II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działania II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałania II.2.2 Promocja gospodarcza regionu.

XI. Zastrzeżenia Zamawiającego

1. Zamawiający zastrzega możliwość poprawiania w ofercie:

1) oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych,

2) innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

2. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zamówienia w przypadku braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację.

XII. Istotne postanowienia, które znajdą się w umowie

Istotne dla stron postanowienia znajdują się w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego – wzór umowy.

XIII. Kryteria powodujące odrzucenie oferty

Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

1) jej treść nie odpowiada wymogom postawionym w zapytaniu ofertowym,

2) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

3) została złożona po terminie.

XIV. Załączniki

1. Formularz.

2. Wzór umowy.

Załączniki: