IF.272.1.21.2017

Zduńska Wola, dn. 11.07.2017 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

I.          Znak sprawy: IF.272.1.21.2017

II.        Tryb udzielenia zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) oraz Instrukcji udzielania zamówień publicznych przez Powiat Zduńskowolski i Starostę Zduńskowolskiego stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 28/2016 Starosty Zduńskowolskiego z dnia 23 marca 2016 r.

III.      Zamawiający

Powiat Zduńskowolski

ul. Złotnickiego 25

98-220 Zduńska Wola

NIP: 829-16-24-435, REGON: 73 09 34 795

IV.     Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa zamówienia:

„Usługa kompleksowej organizacji i obsługi prezentacji przedsiębiorców z regionu województwa łódzkiego z branży włókienniczo-modowej podczas Wystawy rolno-przemysłowej organizowanej w ramach II Regionalnego Forum Gospodarczego w Powiecie Zduńskowolskim realizowanego w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”.

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i obsługi prezentacji przedsiębiorców z regionu województwa łódzkiego z branży  włókienniczo-modowej podczas Wystawy rolno-przemysłowej organizowanej w ramach II Regionalnego Forum Gospodarczego w Powiecie Zduńskowolskim realizowanego w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”.

Usługa będzie realizowana w ramach projektu pn. „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego
na lata 2014-2020.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia będzie usługa kompleksowej organizacji i obsługi prezentacji przedsiębiorców z regionu województwa łódzkiego z branży  włókienniczo-modowej podczas Wystawy rolno-przemysłowej organizowanej w ramach II Regionalnego Forum Gospodarczego w Powiecie Zduńskowolskim.

Prezentacja została   zaplanowana   jako   element   towarzyszący   wystawie rolno-przemysłowej organizowanej w ramach II Regionalnego Forum Gospodarczego w Powiecie Zduńskowolskim. Będzie to wydarzenie, którego celem będzie zaprezentowanie się przedsiębiorstw z regionu województwa łódzkiego z branży włókienniczo-modowej w formie pokazów mody. Wydarzenie będzie miało miejsce na powietrzu i będzie wydarzeniem otwartym, wstęp będą mieli wszyscy uczestnicy Wystawy rolno-przemysłowej. 

Miejsce realizacji: Powiatowy Międzyszkolny Ośrodek Sportowy ul. Dolna 41, 98-220 Zduńska Wola

Planowany termin i godziny prezentacji: 20.08.2017 r. od godziny 10:00 do godziny 22:00

Zamawiający planuje przeprowadzenie prób prezentacji, które odbywać się będą w dniu 19 sierpnia w godzinach 14.00 – 20.00.

Wykonawca powinien zapewnić zabezpieczenie techniczne wydarzenia, w ramach którego zobowiązany będzie dostarczyć, ustawić i obsłużyć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego:  

1)      scenę/wybieg w kształcie litery T o wymiarach 6mx4m oraz 2m x10m z podestów atestowanych, wysokość sceny max. 0,8m,  boki obłożone czarną kotarą. Do boków sceny 8mx6m będą dołączone schodki wejściowe dostosowane wielkością
i wysokością. Pokrycie sceny w kształcie litery T o wymiarach 6mx4m oraz 2mx10m hipsem o grubości min. 2mm w wybranym kolorze,

2)      podest pod reżyserkę 4mx3m,

3)      estetyczne aluminiowe  słupki odgrodzeniowe dookoła sceny  2mx10m z czerwoną taśmą łącząca słupki,

4)      Zadaszenie sceny/wybiegu w kształcie litery T o wymiarach 6mx4m oraz 2m x10m   w postaci np. namiotu min. 20 m x 10 m podwyższanego (w najniższym punkcie min. 3 metry) z dociążeniami, które utrzymają namiot podczas silnego wiatru na powierzchni asfaltowej,

5)      namiot biały o wymiarach min. 5mx5m z podłogą  odpowiednio zabezpieczonego przed silnym wiatrem  rozłożonego w odległości 5m od sceny/wybiegu w kształcie litery T o wymiarach 6mx4m oraz 2m x10m,

6)      nagłośnienie, gwarantujące równomierne nagłośnienie całego obiektu o parametrach co najmniej:

• system wyrównany liniowo o mocy 2 x 5000Wat RMS,
• mikser cyfrowy 32kanały minimum klasy X32,
• strefy dogłośnienia na zewnątrz powierzchni zadaszenia z dobranym opóźnieniem strefowym 4 x 800Wat,
• RMS - klasy JBL SRX,
• 2 x mikrofony nagłowne min. klasy Sennheiser EWg3,
• 2 x mikrofon do ręki min. klasy Sennheiser EWG3,
• laptop z karta muzyczną i czytnikiem CD.

7)      oświetlenie  wybiegu   o parametrach co najmniej:

• kratownica aluminiowa trisystem w kształcie litery T nad wybiegiem i z przodu sceny,
• 20 x ruchoma głowa Wash Zoom RGBWAUV 36x18 Wat,
• 12 x ruchoma głowa Beam 5R klasy Sharpy / Pointe,
• 1 x follow Spot 1200 Wat,
• 6 x reflektor teatralny PC 1000 Wat,
• 2 x wytwornica dymu typu Hazer,
• realizacja oświetlenia, sterowanie DMX: klasy Chamsys / Avolite.

8)      oprawę wizualną w postaci  telebimu  diodowego, który stanowić będzie horyzont sceny o wymiarach 6mx4m, zamontowany z jej tyłu,  o parametrach co najmniej:

• Pixel Pitch: nie większy niż P3,
• Telebimu diodowego  o wymiarach min. 4m x 3m. Krótszy bok telebimu będzie jego wysokością
• skaler Full HD LVT605F,
• mobilne Studio TV - Data Video HS2200,
• pełny pakiet konwerterów HD,
• kabel hybrydowy HD SDI + Audio (łączność realizatora z operatorami kamer),
• Media Serwer oparty o Resolume Arena 5.0,
• 2 x kamera z operatorem + Intercom (połącznie z reżyserką).

9)      Wykonawca zobowiązany będzie ponadto do:

a) zapewnienia osób do obsługi sceny, oświetlenia oraz realizatora nagłośnienia w dniu 19 i 20 sierpnia,

b) przygotowania całości wraz z obsługą na godzinę 14.00 w dniu 19 sierpnia 2017,

c) realizacji wydarzenia  zgodnie ze scenariuszem dostarczonym Wykonawcy do dnia 11 sierpnia 2017.

Zamawiający zapewni noclegi i wyżywienie dla maksymalnie 10 osób z obsługi Wykonawcy.

Zamawiający wskaże i udostępni miejsce realizacji wydarzenia.

V.       Termin wykonania zamówienia

Od 19 sierpnia 2017 r. do 20 sierpnia 2017 r. włącznie

VI.     Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy:

1. Spełniający warunki dotyczące kompetencji oraz zdolności technicznej lub zawodowej

Wykonawca złoży oświadczenie, że posiada odpowiednie kompetencje oraz zdolności techniczne lub zawodowe do wykonywania zamówienia. Stosowny zapis oświadczenia znajduje się w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający przyjmując prawdziwość oświadczenia dokona pozytywnej oceny spełnienia tego warunku.

2. Nie podlegający wykluczeniu:

- Zamawiający wykluczy wykonawcę w stosunku do którego otwarto likwidację,
w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 1574, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 2171, z późn. zm.).

Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawca składa wraz z ofertą odpis
 z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, zamiast ww. dokumentu składa dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzający, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

VII.    Kryterium oceny ofert

Cena ofertowa brutto – 100%.

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

1) zostaną złożone przez wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego;

2) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium przypisując mu odpowiednią wagę procentową:

Cena ofertowa – 100% (skala punktów – 10)

Pi =  Cn/Ci  x  10 x Wc, gdzie,

Pi – ilość punktów dla badanej oferty

Cn – najniższa cena ofertowa

Ci – cena badanej oferty

Wc – waga procentowa dla kryterium cena – 100%

Cena oferty powinna być podana w złotych polskich i jest to cena brutto na podstawie Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz.U z 2014 r., poz. 915 ze zm.).

Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane
z wykonaniem przedmiotu zamówienia wymienione w zapytaniu i obejmować należny podatek VAT, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.). Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT, zgodnie z ww. przepisami, należy do wykonawcy.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku.

Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania
u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując
ich wartość bez kwoty podatku.

VIII.           Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Wszystkie strony oferty winny być ponumerowane, spięte i parafowane. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Wykonawca winien umieścić ofertę w opakowaniu (np. kopercie), która będzie posiadać oznaczenie:

Oferta dotycząca zapytania ofertowego pn.: „Usługa kompleksowej organizacji i obsługi prezentacji przedsiębiorców z regionu województwa łódzkiego z branży włókienniczo
-modowej podczas Wystawy rolno-przemysłowej organizowanej w ramach II Regionalnego Forum Gospodarczego w Powiecie Zduńskowolskim realizowanego w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”. – Nie otwierać przed dniem 20.07.2017, do godz. 12:30

4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności.

5. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz miały parafę osoby podpisującej ofertę.

6. Na ofertę składa się:

1)      formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania,

2)      odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

IX. Miejsce i termin składania ofert

1. Miejsce składania ofert: Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 25 – sekretariat Starosty.

2. Termin składania ofert: 20.07.2017 r. godzina 12:00

3. Termin otwarcia ofert: 20.07.2017 godzina 12:30

4. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone wykonawcy bez otwierania – niezwłocznie. Zamawiający zastrzega, że w przypadku braku adresu wykonawcy na opakowaniu oferty, Zamawiający taką ofertę otworzy i ponownie zabezpieczy celem zwrotu.

5. W otwarciu ofert mogą brać udział przedstawiciele wykonawców.

X. Informacja dotycząca źródeł finansowania zadania

Projekt w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie dofinansowany jest
z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020
w ramach osi priorytetowej II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działania II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałania II.2.2 Promocja gospodarcza regionu.

 XI. Zastrzeżenia Zamawiającego

Zamawiający zastrzega możliwość poprawiania w ofercie:

1)      oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych,

2)      innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

2. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zamówienia w przypadku braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację.

XII. Istotne postanowienia, które znajdą się w umowie

Istotne dla stron postanowienia znajdują się w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego – wzór umowy.

XIII. Kryteria powodujące odrzucenie oferty

Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

1)      jej treść nie odpowiada wymogom postawionym w zapytaniu ofertowym,

2)      jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

3)      została złożona po terminie.

XIV. Załączniki

1. Formularz.

2. Wzór umowy.