IF.272.1.10.2017

ZAPYTANIE OFERTOWE

I. Znak sprawy: IF.272.1.10.2017

II. Tryb udzielenia zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) oraz Instrukcji udzielania zamówień publicznych przez Powiat Zduńskowolski i Starostę Zduńskowolskiego stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 28/2016 Starosty Zduńskowolskiego z dnia 23 marca 2016 r.

III.   Zamawiający

Powiat Zduńskowolski

ul. Złotnickiego 25

98-220 Zduńska Wola

NIP: 829-16-24-435, REGON: 73 09 34 795

IV.   Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa zamówienia:

„Usługa hotelowa w związku z wyjazdem delegacji Powiatu Zduńskowolskiego na
IX Europejski Kongres Gospodarczy w Katowicach w ramach realizacji projektu pn.: „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”.

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych ze śniadaniem dla 3-osobowej delegacji Powiatu Zduńskowolskiego w dniach
10-12 maja 2017 r., w hotelu o standardzie minimum 3-gwiazdkowej kategorii (zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.)

Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Hotel winien znajdować się w dogodnej lokalizacji, w odległości nie większej niż 7 kilometrów od miejsca organizacji IX Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach (dokładna lokalizacja: Międzynarodowe Centrum Kongresowe Plac Sławika i Antalla 1, 40-163 Katowice).

UWAGA:

W celu oceny odległości, od miejsca noclegu do punktu, w którym odbywa się ww. wydarzenie, zostanie ona zmierzona przy pomocy mapy umieszczonej na stronie https://maps.google.pl (wariant komunikacji: pieszo). W przypadku kilku wariantów odległości, Zamawiający do oceny zgodności z przedmiotem zamówienia wybierze wartość najmniejszą.

2) Przedmiotem zamówienia są 3 pokoje jednoosobowe, każdy pokój wyposażony w łazienkę i toaletę.

3) Zamawiający zastrzega, iż wszyscy członkowie delegacji mają być zakwaterowani w jednym obiekcie.

4) Zakwaterowanie winno obejmować dwie doby hotelowe. Z uwagi na godziny, w których odbywa się Kongres Gospodarczy, wykonawca winien umożliwić zakwaterowanie delegacji również poza ustalonymi wewnętrznie godzinami doby hotelowej zgodnie z poniższym harmonogramem:

a) 10 maja 2017 r. – możliwość zakwaterowania po godzinie 14:00;

b) 12 maja 2017 r. – możliwość wykwaterowania przed godziną 10:00.

5) W cenie noclegu należy uwzględnić:

a) śniadanie w hotelu w formie bufetu (tzw. szwedzki stół) dla członków delegacji w następujących dniach:

• 11.05.2017 r.,
• 12.05.2017 r.

b) ewentualną opłatę miejscową,

c) strzeżone miejsce parkingowe dla samochodu osobowego.

V. Termin wykonania zamówienia

Od 10 maja 2017 r. do 12 maja 2017 r.

VI.   Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy:

1. Spełniający warunki dotyczące kompetencji oraz zdolności technicznej lub zawodowej

Wykonawca złoży oświadczenie, że posiada odpowiednie kompetencje oraz zdolności techniczne lub zawodowe do wykonywania zamówienia. Stosowny zapis oświadczenia znajduje się w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający, przyjmując prawdziwość oświadczenia, dokona pozytywnej oceny spełnienia tego warunku.

2. Nie podlegający wykluczeniu:

- Zamawiający wykluczy wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 1574, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 2171, z późn. zm.).

Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawca składa wraz z ofertą odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

VII. Kryterium oceny ofert

Cena ofertowa brutto – 100%.

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

1) zostaną złożone przez wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego;

2) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium przypisując mu odpowiednią wagę procentową:

Cena ofertowa – 100% (skala punktów – 10)

Pi =  Cn/Ci  x  10 x Wc, gdzie,

Pi – ilość punktów dla badanej oferty

Cn – najniższa cena ofertowa

Ci – cena badanej oferty

Wc – waga procentowa dla kryterium cena – 100%

Cena oferty powinna być podana w złotych polskich i jest to cena brutto na podstawie Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz.U z 2014 r., poz. 915 ze zm.).

Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia wymienione w zapytaniu i obejmować należny podatek VAT, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.). Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT, zgodnie z ww. przepisami, należy do wykonawcy.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Wszystkie strony oferty winny być ponumerowane, spięte i parafowane. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Wykonawca winien umieścić ofertę w opakowaniu (np. kopercie), która będzie posiadać oznaczenie:

Oferta dotycząca zapytania ofertowego pn.: „Usługa hotelowa w związku z wyjazdem delegacji Powiatu Zduńskowolskiego na IX Europejski Kongres Gospodarczy w Katowicach w ramach realizacji projektu pn.: „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” – Nie otwierać przed dniem 24.04.2017 r., do godz. 13:30.

4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności.

5. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz miały parafę osoby podpisującej ofertę.

6. Na ofertę składa się:

1) formularz oferty – załącznik nr 1 do zapytania,

2) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

IX. Miejsce i termin składania ofert

1. Miejsce składania ofert: Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 25 – sekretariat Starosty.

2. Termin składania ofert: do dnia 24.04.2017 r., do godz. 13:00.

3. Termin otwarcia ofert: dnia 24.04.2017 r., godz. 13:30.

4. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone wykonawcy niezwłocznie - bez otwierania. Zamawiający zastrzega, że w przypadku braku adresu wykonawcy na opakowaniu oferty, Zamawiający taką ofertę otworzy i ponownie zabezpieczy celem zwrotu.

5. W otwarciu ofert mogą brać udział przedstawiciele wykonawców.

X. Informacja dotycząca źródeł finansowania zadania

Projekt w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie dofinansowany jest z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 w ramach osi priorytetowej II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działania II. 2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałania II.2.2 Promocja gospodarcza regionu.

XI. Zastrzeżenia Zamawiającego

1. Zamawiający zastrzega możliwość poprawiania w ofercie:

1) oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych,

2) innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

2. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zamówienia w przypadku braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację.

XII. Istotne postanowienia, które znajdą się w umowie

1. W ramach umowy wykonawca zapewni:

1) noclegi w dniach 10-12.05.2017 r. (2 noclegi) dla 3 osób w pokojach jednoosobowych z łazienkami i toaletami;

2) śniadania dla uczestników w dniach 11-12.05.2017 r.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę zgodnie z zakresem wskazanym w zapytaniu ofertowym i złożoną ofertą.

3. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z wykonawcą przy realizacji usługi, w szczególności do dokonywania bieżących uzgodnień w zakresie realizacji umowy, w tym bieżącego informowania o problemach mogących mieć wpływ na prawidłowe wykonanie umowy.

4. Termin realizacji umowy: 10.05.2017 r. – 12.05.2017 r.

5. Wynagrodzenie za realizację zamówienia zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT/rachunku w terminie 21 dni od dnia jej doręczenia do siedziby Zamawiającego.

6. Podstawą wystawienia przez wykonawcę rachunku lub faktury VAT jest podpisany bez uwag protokół odbioru usługi.

7. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku:

1) gdy wykonawca rażąco narusza ciążące na nim obowiązki lub prawa Zamawiającego wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawnych lub postanowień niniejszego zapytania,

2) zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy,

3) rażącego naruszania jej postanowień przez wykonawcę, w szczególności: zaniżony standard, brak możliwości spożycia śniadania, nie zapewnienie pokoi jednoosobowych z łazienką i toaletą w każdym pokoju, zakwaterowanie w różnych budynkach, niezapewnienie miejsca parkingowego.

8. Strony zastrzegają możliwość stosowania kar umownych. Kary te będą naliczane w następujących przypadkach:

1) w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od wykonawcy, wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% od całego wynagrodzenia brutto określonego w ofercie;

2) w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego, Zamawiający zapłaci wykonawcy karę umowną w wysokości 10% od całości wynagrodzenia brutto określonego w ofercie, z wyjątkiem sytuacji określonej w pkt. 7 ppkt. 2 niniejszego rozdziału;

3) wykonawca zapłaci karę umowną w wypadku nienależytego wykonania umowy w wysokości 4% wynagrodzenia za każde naruszenie, w szczególności: zaniżony standard, brak możliwości spożycia śniadania, nie zapewnienie pokoi jednoosobowych z łazienką i toaletą w każdym pokoju, zakwaterowanie w różnych budynkach, niezapewnienie miejsca parkingowego.

9. W przypadku nie zapewnienia przez wykonawcę noclegów na warunkach i w standardzie określonym w zapytaniu ofertowym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapewnienia sobie noclegów i/lub wyżywienia (śniadania) na koszt i ryzyko wykonawcy w obiekcie o standardzie nie niższym niż określony w zapytaniu ofertowym.

10. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, na zasadach ogólnych.

11. Kary umowne będą płatne w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do ich zapłaty, a w przypadku brak zapłaty strony dopuszczają możliwość potrącenia kar umownych z wynagrodzenia wykonawcy określonego zgodnie z ofertą.

XIII. Kryteria powodujące odrzucenie oferty

Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

1) jej treść nie odpowiada wymogom postawionym w zapytaniu ofertowym,

2) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

3) została złożona po terminie.

XIV. Załączniki

1. Formularz oferty.