Zduńska Wola, dn. 10.01.2018 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

I.         Znak sprawy: IF.272.1.1.2018

II.      Tryb udzielenia zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.) oraz Instrukcji udzielania zamówień publicznych przez Powiat Zduńskowolski i Starostę Zduńskowolskiego stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 28/2016 Starosty Zduńskowolskiego z dnia 23 marca 2016 r.

 

III.   Zamawiający

Powiat Zduńskowolski

ul. Złotnickiego 25

98-220 Zduńska Wola

NIP: 829-16-24-435, REGON: 73 09 34 795

 

IV.   Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa zamówienia:

„Usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w Międzynarodowych Targach Budownictwa i Architektury BUDMA w Poznaniu w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”.

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych ze śniadaniem dla delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w Międzynarodowych Targach Budownictwa i Architektury BUDMA w Poznaniu w ramach projektu pn.: „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski”, w dniach 29 stycznia - 2 lutego 2018 r., w hotelu o standardzie minimum 3-gwiazdkowej kategorii.

Usługa będzie realizowana w ramach projektu pn. „Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego
na lata 2014-2020.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1) Hotel winien znajdować się w dogodnej lokalizacji, w odległości nie większej niż 6 kilometrów od miejsca organizacji Międzynarodowych Targów Architektury i Budownictwa BUDMA w Poznaniu, tj. Międzynarodowe Targi Poznańskie ul. Głogowska 14, 60-101 Poznań.

UWAGA:

W celu oceny zadeklarowanej przez wykonawcę odległości, od miejsca noclegu do punktu
w którym odbywa się ww. wydarzenie, zostanie ona zmierzona przy pomocy mapy umieszczonej na stronie https://maps.google.pl (wariant komunikacji: pieszo). Do oceny spełnienia warunku odległości noclegu od miejsca odbywania się wydarzenia Zamawiający przyjmie najkrótszą otrzymaną, przy pomocy ww. strony internetowej, trasę. W przypadku gdy miejsce noclegu będzie w odległości większej niż 6 km od miejsca odbywania się wydarzenia, oferta zostanie odrzucona.

2) Przedmiotem zamówienia są:

• 4 noclegi dla 3 osób w terminie 29 stycznia - 2 lutego, w trzech pokojach jednoosobowych. Każdy z pokoi wyposażony w łazienkę i toaletę.

3) Zamawiający zastrzega, iż wszyscy uczestnicy mają być zakwaterowani w jednym obiekcie;

4) Zakwaterowanie winno obejmować cztery doby hotelowe dla 3 osób. Z uwagi na godziny w których odbywają się Międzynarodowe Targi Architektury i Budownictwa BUDMA w Poznaniu wykonawca winien umożliwić zakwaterowanie delegacji Powiatu Zduńskowolskiego również poza ustalonymi wewnętrznie godzinami doby hotelowej zgodnie z poniższym harmonogramem:

a) 29 stycznia 2018 r. – delegacja Powiatu zgłosi się do hotelu w godzinach popołudniowych (orientacyjnie godzina 16-18) - możliwość zakwaterowania po godzinie 16:00,

b) 2 lutego  2018 r. – możliwość wykwaterowania przed godziną 10:00.

5) W cenie noclegu należy uwzględnić:

a) śniadanie w hotelu w formie bufetu (tzw. szwedzki stół) dla członków delegacji
w następujących dniach:

• 30.01.2018 r.,
• 31.01.2018 r.
• 01.02.2018 r.
• 02.02.2018 r.

b) ewentualną opłatę miejscową,

c) miejsce parkingowe dla samochodu osobowego na terenie należącym do hotelu.

4. Nazwa kodu CPV

55100000-1 Usługi hotelarskie

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

 

V.      Termin wykonania zamówienia

Od 29 stycznia 2018 r. do 2 lutego 2018 r.

 

VI.   Warunki udziału

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy:

1. Spełniający warunki dotyczące kompetencji oraz zdolności technicznej lub zawodowej

Wykonawca złoży oświadczenie, że posiada odpowiednie kompetencje oraz zdolności techniczne lub zawodowe do wykonywania zamówienia. Stosowny zapis oświadczenia znajduje się w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Zamawiający przyjmując prawdziwość oświadczenia dokona pozytywnej oceny spełnienia tego warunku.

2. Nie podlegający wykluczeniu:

- Zamawiający wykluczy wykonawcę w stosunku do którego otwarto likwidację,
w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1508) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2344, z późn. zm.).

Na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia wykonawca składa wraz z ofertą odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

 

VII. Kryterium oceny ofert

Cena ofertowa brutto – 100%.

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

1) zostaną złożone przez wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego;

2) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryterium przypisując mu odpowiednią wagę procentową:

Cena ofertowa – 100% (skala punktów – 10)

Pi =  Cn/Ci  x  10 x Wc, gdzie,

Pi – ilość punktów dla badanej oferty

Cn – najniższa cena ofertowa

Ci – cena badanej oferty

Wc – waga procentowa dla kryterium cena – 100%

Cena oferty powinna być podana w złotych polskich i jest to cena brutto na podstawie Ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz.1830).

Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane
z wykonaniem przedmiotu zamówienia wymienione w zapytaniu i obejmować należny podatek VAT, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.). Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT, zgodnie z ww. przepisami, należy do wykonawcy.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

 

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2. Wszystkie strony oferty winny być ponumerowane, spięte i parafowane. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

3. Wykonawca winien umieścić ofertę w opakowaniu (np. kopercie), która będzie posiadać oznaczenie:

Oferta dotycząca zapytania ofertowego pn.: „Usługa hotelowa polegająca na zapewnieniu miejsc noclegowych delegacji Powiatu Zduńskowolskiego uczestniczącej w Międzynarodowych Targach Architektury i Budownictwa BUDMA w Poznaniu w ramach projektu pn.: Przedsiębiorczy Powiat Zduńskowolski” – Nie otwierać przed dniem 18.01.2018 r., do godz. 11:30.

4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim pod rygorem nieważności.

5. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz miały parafę osoby podpisującej ofertę.

6. Na ofertę składa się:

1) formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania,

2) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

 

IX.  Miejsce i termin składania ofert

1. Miejsce składania ofert: Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 25 – sekretariat Starosty.

2. Termin składania ofert: 18.01.2018 r. godzina 11:00.

3. Termin otwarcia ofert:  18.01.2018 r. godzina 11:30.

4. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone wykonawcy bez otwierania – niezwłocznie. Zamawiający zastrzega, że w przypadku braku adresu wykonawcy na opakowaniu oferty, Zamawiający taką ofertę otworzy i ponownie zabezpieczy celem zwrotu.

5. W otwarciu ofert mogą brać udział przedstawiciele wykonawców.

 

X. Informacja dotycząca źródeł finansowania zadania

Projekt w ramach, którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie dofinansowany jest z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 w ramach osi priorytetowej II: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działania II.2 Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałania II.2.2 Promocja gospodarcza regionu.

 

XI. Zastrzeżenia Zamawiającego

1. Zamawiający zastrzega możliwość poprawiania w ofercie:

1) oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych,

2) innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.

2. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zamówienia w przypadku braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację.

 

XII. Istotne postanowienia, które znajdą się w umowie

Istotne dla stron postanowienia znajdują się w załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego – wzór umowy.

XIII. Kryteria powodujące odrzucenie oferty

Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

1) jej treść nie odpowiada wymogom postawionym w zapytaniu ofertowym,

2) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

3) została złożona po terminie.

 

XIV. Załączniki

1. Formularz.

2. Wzór umowy.

Załączniki: